?

Log in

No account? Create an account

Все обо всем на свете

Previous Entry Share Next Entry
организация документооборота
denop

Документация – основной ресурс любой организации. Под документооборотом подразумевается движение документа от одного пользователя к другому с момента его создания до завершения исполнения и сдачи в архив.


Ежедневно огромные потоки документов циркулируют как внутри каждой компании, так и между компаниями. Безусловно, основная масса этих документов существует в электронном виде, а распечатанные документы имеют свою электронную копию. Чтобы упорядочить этот огромнейший поток документации, необходима грамотная его организация. Существует две формы организации документооборота – традиционная и автоматизированная. С традиционной формой все мы сталкивались неоднократно. При такой форме ведения делопроизводства используются документы в напечатанном или рукописном виде, учёт таких документов ведётся в многотомных реестрах. Автоматизированное делопроизводство получает всё большее распространение на предприятиях и имеет ряд преимуществ. Однако любая система ведения делопроизводства призвана упорядочить документопоток, упростить работу с документами и доступ к ним. Правильная организация документопотока позволяет выявить внутриорганизационные связи, определить функции сотрудников, сэкономить время и обеспечить сбор информации для разного рода отчётов. Выявление функций сотрудников необходимо для более чёткого представления об их полномочиях и объёмах выполняемой работы.Организация документооборота происходит по определённым правилам и принципам, которые дают возможность оптимизировать поток документации, ускоряя их движение и распространение внутри организации и за её пределами.


Сейчас существует множество компаний, предлагающих свои услуги по разработке методики организации документооборота с последующей его автоматизацией индивидуально для каждой фирмы. Однако зная правила, по которым поток документации будет циркулировать с максимальной эффективностью, можно самостоятельно составить методику оптимизации документооборота и использовать её при внедрении автоматизированной системы. После введения в работу предприятия подобной автоматизированной системы программное обеспечение самостоятельно занимается организацией документопотока и упорядочивает движение документации.